La rubrique “Associés & collaborateurs” permet de gérer les accès à zLawyer suivant les profils et votre contrat qui définit le nombre de licences.
La création / modification d’un profil comprend plusieurs rubriques.
En dehors des champs de personnalisation, il est important de saisir :
- les Initiales car elles peuvent figurer sur les annexes des factures.
- L’email permet également de retrouver le mot de passe si un utilisateur ne s’en souvient plus.
- Le groupe, car il permet de prédéfinir des droits utilisateurs.
- La tarification avec soit le taux standard de l’utilisateur (taux qui sera utilisé par défaut dans les dossiers sauf si un tarif par dossier est paramétré dans le dossier), soit les taux qui seront utilisés dans la tarification des actions & coûts.
- L’accès automatique à tous les dossiers.
Attention : si cette case n’est pas cochée, il faudra alors définir l’accès au dossier pour chaque utilisateur lors de la création du dossier. Il sera également possible de gérer les accès aux dossiers depuis l’onglet “Accès aux dossiers” dans le profil de l’utilisateur. - L’accès automatique à toutes les alertes de balances négatives. Cette option permet d’afficher une alerte la page d’accueil de zLawyer.
Informations de connexion.
- Login / mot de passe.
Lors de la création d’un nouvel utilisateur, il faut bien indiquer un login et mot de passe que vous pourrez lui communiquer. Si vous cochez la case “L’utilisateur devra choisir un nouveau mot de passe à sa prochaine connexion”, l’utilisateur sera invité à personnaliser un nouveau mot de passe.
Temps travaillé (en heures)
- Cette saisie du nombre d’heures / jour n’est pas bloquante pour l’utilisateur si ce dernier n’a pas saisi d’actions. Cela permet de se baser sur ces indications afin de donner des statistiques précises sur le temps saisi dans la journée ou encore dans la semaine.
- Le nombre de jours indiqué dans la rubrique “Blocage des temps au-delà de” permet de ne plus pouvoir ses saisies de temps delà de ce paramètre.
Saisir la valeur “0” permet de ne pas mettre de blocage.
La photo actuelle est utilisée dans le cadre de l’extranet (option zLawyer)
La signature est utilisée dans la personnalisation des factures si l’utilisateur souhaite apposer sa signature (cette signature est une simple image qui est insérée dans la facture et n’a aucune valeur juridique)
- Info générales (accès refusé / lecture seule / accès complet)
Permets d’accéder à l’onglet “information générales” du dossier. - Actions & Suivi € (accès refusé / lecture seule / accès complet)
Permets d’accéder à l’onglet “Actions & Suivi” du dossier et également à la saisie des temps. - Frais & Débours (accès refusé / lecture seule / accès complet)
Permet d’accéder à l’onglet “Frais & Débours” du dossier et également à la saisie des frais & débours. - Planification & Tâches (accès refusé / lecture seule / accès complet)
Ces fonctionnalités ne sont pas exploitées dans cette version de zLawyer. - Documents (accès refusé / lecture seule / accès complet)
Ces fonctionnalités ne sont pas exploitées dans cette version de zLawyer. - Ignorer en alerte de balances négatives (accès refusé / accès complet)
Permet d’indiquer si un dossier peut être ignoré dans les alertes des balances négatives. Dans ce mode, c’est aux responsables du dossier de savoir quand facturer manuellement. - Création de nouveaux dossiers (accès refusé / accès complet)
Permet de créer de nouveaux dossiers. - Suppression de dossier (accès refusé / accès complet)
Permet de supprimer un dossier. - Clôture de dossiers (accès refusé / accès complet)
Permet de clôturer / archiver un dossier. La clôture d’un dossier permet de le rendre invisible dans la liste des dossiers et d’empêcher la saisie de temps. Toutes les données financières restent accessibles depuis les différents états. - Budget (accès refusé / lecture seule / accès complet)
Permet d’alloué un budget dans un dossier afin de mesurer le temps passé vs un budget. - Mode de facturation du dossier (accès refusé / lecture seule / accès complet)
Permet de paramétrer un mode de facturation dans un dossier. - Références (Clients, Confrères,…) (accès refusé / lecture seule / accès complet)
Permet d’accéder à l’onglet “Contacts” du dossier. Cela permet également d’accéder aux fonctionnalités disponibles depuis le menu général “Contacts” de zLawyer (“Liste clients” et “Groupes”). - Liste des actions & des coûts (accès refusé / lecture seule / accès complet)
Permet d’administrer le référentiel des actions. - Données financières (accès refusé / lecture seule / accès complet)
Permet d’accéder aux outils d’analyses financières du cabinet (état de facturation, état des paiements, suivi du chiffre d’affaires et de la répartition d’associés. - Factures (accès refusé / lecture seule / accès complet)
Permet à la génération et éventuellement la consultation des factures.
Important : l’accès au droit lié à la facture n’inclut pas l’accès aux données financières. - Validation des factures (accès refusé / accès complet)
Permet de valider d’un point de vu comptable une facture avec son chrono. - Etats d’activités (accès refusé / lecture seule / accès complet)
Permet d’accéder à l’état d’activité du cabinet. Cet outil permet essentiellement de faire des analyses sur le temps saisi par les différents intervenants. - Modèles de documents (accès refusé / lecture seule / accès complet)
Cette fonctionnalité n’est pas exploitée dans cette version de zLawyer. - Exportation des données (accès refusé / accès complet)
Permet d’activer la fonctionnalité d’export au format Excel des différents tableaux de zLawyer. - Actions & temps des autres utilisateurs (accès refusé / lecture seule / accès complet)
Permet d’identifier dans les dossiers le temps produis par les autres intervenants et éventuellement les modifier. - Saisie des temps en non facturable (accès refusé / accès complet)
Permet de rendre un temps directement non facturable lors de la saisie. - Modification d’une facture validées (accès refusé / accès complet)
Permet de modifier des informations basiques de la facture après validation comptable. - Suppression des factures validées (accès refusé / accès complet)
Cette fonctionnalité n’est pas exploitée dans cette version de zLawyer. - Gestion des utilisateurs et des droits (accès refusé / lecture seule / accès complet)
Permet d’accéder à la gestion complète des utilisateurs. - Paramètres de l’application (accès refusé / lecture seule / accès complet)
Permet d’accéder aux réglages liés aux paramètres du cabinet.
Il est possible de gérer l’accès aux dossiers depuis le profil de chaque utilisateur. Lors de la création d’un nouveau dossier, zLawyer vous proposera de sélectionner les utilisateurs ayant un droit d’accès au dossier.
Attention : cette gestion n’est pas prise en compte lorsque la case “Accès automatique à tous les dossiers” est cochée dans l’onglet “identification” de l’utilisateur.
La fonctionnalité “mise à jour tarifs spécifiques” permet de mettre à jour le tarif de l’utilisateur dans les dossiers dont la tarification du dossier est en mode “Tarif spécifique”.
Vous pouvez appliquer le tarif utilisateur qui est indiqué dans le profil de l’utilisateur.
Afficher pour comparaison le tarif d’un autre utilisateur
Appliquer un tarif manuel.
Attention : la liste des dossiers affichée est la liste des dossiers dont la tarification du dossier est en mode “Tarif spécifique”.
La mise à jour des tarifs permet d’appliquer rétroactivement un tarif sur toutes les actions non facturées à partir de la date sélectionnée ainsi que sur tous les dossiers sélectionnés dans la liste (pour rappel, la liste des dossiers affichée est la liste des dossiers dont la tarification est mode “Tarif spécifique”.