La fonctionnalité Options > Présentation des factures permet de définir la présentation par défaut des factures du cabinet : détail des honoraires, annexes, factures libres, frais et débours. Elle permet d’harmoniser les documents remis aux clients et de préparer les paramètres utilisés lors de la création des dossiers.
Des réglages généraux pour les nouveaux dossiers
Les paramètres définis dans ce menu sont des réglages généraux du cabinet. Lors de la création d’un dossier, celui-ci hérite de la présentation par défaut définie à ce niveau. Vous disposez ainsi d’une base commune, sans avoir à refaire tous les choix pour chaque nouveau dossier.
Au moment de créer un dossier, vérifiez sa présentation de facturation et adaptez-la si les besoins du client ou les modalités convenues nécessitent une présentation particulière.
Accéder aux paramètres
- Ouvrez le menu Options.
- Cliquez sur Présentation des factures.
- La fenêtre Présentation par défaut des factures pour le cabinet s’ouvre.
Elle comprend trois onglets : Honoraires (diligences), Factures libres (provisions) et Frais et débours.
Choisir la présentation des honoraires
L’onglet Honoraires (diligences) permet de régler séparément le contenu du corps de la facture et celui des annexes. Cliquez sur le bouton Modifier de la rubrique concernée.
Les modes de présentation du corps de la facture
| Mode proposé | Présentation |
|---|---|
| Toutes les diligences avec le détail | Présente les diligences individuellement, avec les informations choisies. |
| Les diligences cumulées par auteurs | Regroupe les diligences par intervenant. |
| Les diligences cumulées par thèmes | Regroupe les diligences par thème. |
| Un cumul général des diligences | Présente une synthèse globale des diligences. |
| Aucun détail | N’affiche pas le tableau détaillé des diligences dans le corps de la facture. |
Les modes de présentation des annexes
Les annexes permettent de joindre le détail des diligences à une facture dont le corps reste synthétique. Les choix disponibles sont :
- Les diligences triées par dates ;
- Les diligences triées par auteurs ;
- Les diligences triées par thèmes ;
- Les diligences triées par actions ;
- Pas d’annexes.
Personnaliser les informations affichées
Selon le mode sélectionné, vous pouvez choisir les colonnes : dates, numéro TS, auteurs, diligences, commentaires, durées, taux et montants réels (R.), durées, taux et montants facturés (F.), ainsi que les états.
Des options permettent également d’afficher les titres, de tracer des séparations horizontales ou verticales, d’ajouter des lignes de totaux et de gérer la présentation des diligences non facturables : exclusion du tableau, totaux spécifiques ou lignes grisées. Un aperçu vous aide à contrôler le résultat. L’onglet Honoraires propose aussi une option Tableau récapitulatif.
Paramétrer les factures libres et les provisions
L’onglet Factures libres (provisions) dispose de réglages distincts pour le corps et les annexes. Il permet de définir la présentation par défaut propre à ces factures.
Le corps de la facture propose les mêmes cinq modes de présentation des diligences : détail complet, cumul par auteurs, cumul par thèmes, cumul général ou aucun détail. Réglez le corps et les annexes en fonction des informations que vous souhaitez communiquer au client.
Définir la présentation par défaut des frais et débours
L’onglet Frais et débours contient deux rubriques indépendantes : Détail des frais sur la facture et Détail des débours sur la facture. Vous pouvez donc choisir une présentation différente pour chacune.
Ces réglages font également partie des paramètres généraux de présentation définis pour le cabinet et utilisés par défaut à la création des dossiers.
En cliquant sur Modifier, vous retrouvez les trois modes suivants, aussi bien pour les frais que pour les débours :
| Mode proposé | Présentation |
|---|---|
| Aucun détail | N’affiche pas de tableau détaillé pour la catégorie concernée. |
| Corps de la facture | Affiche le détail directement dans la facture. |
| Annexes de la facture | Affiche le détail dans les annexes. |
Vous pouvez sélectionner les informations affichées : dates, description, commentaires et montants. Vous pouvez aussi personnaliser les titres, les traits de séparation et la ligne de totaux. L’aperçu permet de vérifier la présentation retenue.
Valider les réglages
- Choisissez l’onglet et la rubrique à paramétrer.
- Cliquez sur Modifier.
- Sélectionnez le type de présentation et les informations utiles.
- Vérifiez l’aperçu.
- Cliquez sur Valider pour confirmer le réglage de la rubrique.
Par exemple, vous pouvez choisir un cumul général des honoraires dans le corps de la facture, joindre une annexe des diligences triées par dates et placer le détail des frais et débours en annexe. Lors de la création d’un nouveau dossier, sa présentation reprend les paramètres par défaut du cabinet.