La fonctionnalité Options > Numérotation des factures permet de définir la structure des numéros de facture et d’ajuster les compteurs de facturation du cabinet. Vous pouvez choisir un format automatique, construire un masque personnalisé ou reprendre la numérotation déjà utilisée avant votre arrivée sur zLawyer.
Accéder aux compteurs de facturation
Dans le menu Options, cliquez sur Numérotation des factures. La fenêtre Compteurs de facturation présente les informations suivantes :
- Compteur : le libellé du compteur, par exemple « Par défaut ».
- Préfixe : l’élément permettant de distinguer les compteurs lorsqu’il en existe plusieurs.
- Dernier N° : la dernière valeur du compteur, utilisée pour déterminer le numéro suivant.
Le bouton Format ouvre les réglages du mode de numérotation. Pour ajuster un compteur existant, cliquez sur sa ligne ou utilisez le menu … > Modifier.
Choisir un format automatique
Dans la fenêtre Mode de numérotation des factures, le Masque automatique permet de composer le numéro à partir des options suivantes :
| Réglage | Options proposées |
|---|---|
| Année | Année sur 2 chiffres ou année sur 4 chiffres. |
| Séparateur après l’année | Point (.), tiret (-), deux-points (:) ou aucun. |
| Mois | Mois sur deux chiffres ou aucun. |
| Séparateur après le mois | Point (.), tiret (-), deux-points (:) ou aucun. |
| Format d’affichage du numéro | Automatique, ou 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 ou 9 positions. |
Par exemple, une année sur quatre chiffres, le mois sur deux chiffres, des points comme séparateurs et un numéro sur trois positions donnent une présentation comme 2026.10.050.
Construire un masque personnalisé
Le Masque personnalisé permet d’adapter la structure du numéro aux usages du cabinet, en combinant du texte libre et les éléments proposés dans l’interface :
- Année sur 2 chiffres ;
- Année sur 4 chiffres ;
- Mois sur 2 chiffres ;
- Jour sur 2 chiffres ;
- Apporteur (initiales) ;
- Traitant (initiales) ;
- Assistant ;
- Numéro automatique.
Cliquez sur les boutons correspondants pour insérer les éléments dans le champ Masque personnalisé. L’aperçu situé en bas de la fenêtre permet de contrôler le résultat avant de cliquer sur Valider.
Définir le nombre de positions du numéro
Le réglage Format d’affichage du n° propose un format Automatique ou une longueur de 2 à 9 positions. Il permet notamment d’afficher des zéros devant la valeur du compteur : la valeur 50 peut ainsi être présentée sous la forme 050 sur trois positions ou 0050 sur quatre positions.
Revenir à zéro au début de l’année fiscale
Vous pouvez remettre le compteur à zéro au début de chaque année fiscale, depuis les paramètres du compteur :
- Ouvrez Options > Numérotation des factures.
- Sur le compteur concerné, ouvrez le menu …, puis cliquez sur Modifier.
- Renseignez 0 dans le champ Dernier N°.
- Cliquez sur Valider et suivez les éventuelles demandes de confirmation.
La prochaine facture repart alors au numéro 1, présenté selon le format choisi, par exemple 001 sur trois positions. Il s’agit d’un réglage du compteur à effectuer au changement d’exercice ; la présence de l’année dans le format ne constitue pas à elle seule une remise à zéro automatique.
Reprendre à un numéro donné en cours d’exercice
Si vous commencez à utiliser zLawyer en cours d’exercice, vous pouvez poursuivre la numérotation de votre précédent outil. Dans la fenêtre Modification compteur, renseignez le dernier numéro déjà utilisé dans le champ Dernier N°.
Exemple : si la dernière facture émise porte le numéro 125, saisissez 125. La prochaine facture utilisera la valeur 126. Pour que la première facture dans zLawyer commence au numéro 500, renseignez 499.
Avant de valider, vérifiez le dernier numéro effectivement utilisé et le format retenu pour préserver la continuité de la série et éviter les doublons.
Gérer plusieurs compteurs
Plusieurs compteurs peuvent servir à gérer plusieurs structures juridiques. Un préfixe alphabétique permet alors de les différencier. La fenêtre affiche un bouton Nouveau ainsi que les actions Modifier et Supprimer dans le menu de chaque ligne.
La création d’un nouveau compteur dépend de la configuration du cabinet. Si zLawyer indique que cette fonctionnalité n’est pas accessible, contactez le support pour sa mise en place. Le préfixe d’un compteur existant n’est pas modifiable dans la fenêtre de modification consultée.