La rubrique FAQ du menu Facturation électronique rassemble les réponses aux questions courantes sur l’envoi des factures, leur suivi et les statuts retournés par les plateformes. Elle permet de retrouver une explication directement dans zLawyer, au moment où vous en avez besoin.
Comment accéder à la FAQ ?
- Ouvrez le menu Facturation électronique.
- Cliquez sur FAQ.
- Dans la page FAQ – Facturation électronique, choisissez la question ou le statut qui vous intéresse.
Une interface organisée en trois rubriques
La page présente trois ensembles : À propos de la facturation électronique, Prise en main et Signification des statuts. Les questions sont présentées sous forme de panneaux dépliants. Cliquez sur un intitulé ou sur sa flèche pour afficher la réponse ; cliquez à nouveau pour la replier. Vous pouvez ensuite parcourir les autres questions en faisant défiler la page.
Le bouton Retour, en haut de la FAQ, renvoie vers la page d’émission des factures. Cette rubrique est une aide à la consultation : le dépôt et le suivi opérationnel des factures s’effectuent dans les interfaces de facturation correspondantes.
À propos de la facturation électronique
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
Cette première réponse explique le rôle d’une Plateforme Agréée (PA) dans l’émission, la transmission et la réception des factures. Elle présente également le lien entre zLawyer et Pennylane, partenaire chargé de l’acheminement vers la plateforme du client. Vous continuez à créer et valider vos factures dans zLawyer, puis vous suivez leur parcours dans le circuit électronique.
Prise en main : les questions disponibles
À quoi sert la page Émission des factures ?
Elle permet de consulter les factures de vente validées et leur statut électronique. La FAQ rappelle les possibilités de filtrage par période ou par statut, ainsi que le dépôt des factures qui n’ont pas encore été transmises.
Quand puis-je déposer une facture sur la PA ?
La facture doit être validée dans zLawyer et présenter le statut Non déposée. L’action Déposer sur la PA est alors proposée dans la colonne des actions.
Pourquoi une facture n’apparaît-elle pas dans le tableau ?
La réponse indique les vérifications à effectuer : validation de la facture, période correspondant à sa date, filtre de statut et nature du document. Les avoirs sont gérés séparément.
Toutes mes factures doivent-elles être envoyées par facturation électronique ?
La FAQ explique que le traitement dépend de la nature de l’opération et du client. Elle distingue les opérations entre entreprises françaises des factures destinées notamment aux particuliers ou à certains clients étrangers, qui peuvent relever d’un autre traitement, dont le e-reporting.
Que se passe-t-il lorsque mon client règle la facture ?
Le règlement doit être enregistré dans zLawyer selon votre procédure habituelle. La réponse distingue la transmission de l’information d’encaissement dans le circuit électronique de la saisie du règlement dans zLawyer. La mise à jour du statut électronique ne constitue pas un enregistrement automatique du règlement dans zLawyer.
Comment envoyer une facture électronique depuis zLawyer ?
Après validation, rendez-vous dans Émission des factures et utilisez Déposer sur la PA. La réponse présente la transmission à Pennylane pour l’acheminement. Elle mentionne également la possibilité de réaliser cette opération directement depuis la facture.
Dois-je également envoyer ma facture par e-mail à mon client ?
La FAQ distingue l’envoi officiel par les plateformes de l’éventuel e-mail d’information. Un message complémentaire peut être adressé au client si vous le souhaitez.
Mon client doit-il également utiliser Pennylane ?
Votre client peut utiliser une autre Plateforme Agréée. Pennylane assure l’acheminement vers la plateforme désignée par le destinataire.
Comment savoir si ma facture a bien été transmise ?
Consultez le statut de la facture dans la page d’émission. Ses évolutions permettent de suivre les étapes de traitement dans le circuit électronique.
Puis-je modifier une facture après son dépôt ?
La réponse explique qu’une facture déjà émise dans le circuit électronique ne doit pas être modifiée directement. Une correction peut nécessiter une régularisation, notamment par un avoir et, selon la situation, une nouvelle facture.
Quelle différence entre une facture « Rejetée » et « Refusée » ?
Un rejet correspond à une difficulté d’acheminement liée, par exemple, à une anomalie technique ou à des données non conformes. Un refus signifie que le destinataire a reçu la facture mais la conteste pour un motif métier ou commercial.
Comprendre la signification des statuts
Chaque statut dispose de son propre panneau explicatif. Cette rubrique aide à comprendre la situation d’une facture et les suites à donner.
| Statut | Explication proposée |
|---|---|
| Non déposée | La facture est validée dans zLawyer et attend sa transmission à la PA. La FAQ rappelle l’action à utiliser pour la déposer. |
| Prise en charge | La plateforme du destinataire a reçu la facture et l’a prise en charge pour poursuivre son traitement. |
| Approuvée | Le destinataire a accepté la facture et confirmé sa conformité. Son cycle peut se poursuivre jusqu’au règlement. |
| Rejetée | Une anomalie technique ou des informations non conformes ont empêché la transmission. La réponse indique qu’un nouveau dépôt peut être effectué après correction. |
| Refusée | Le destinataire conteste la facture pour un motif métier ou commercial. Le motif permet de déterminer la régularisation éventuelle. |
| Encaissée | L’encaissement a été déclaré et pris en compte dans le circuit électronique. Ce statut doit être distingué de la saisie du règlement dans zLawyer. |
| En litige | Le destinataire a signalé un désaccord. Une vérification et, si nécessaire, une régularisation sont à prévoir. |
Les statuts se mettent-ils à jour automatiquement ?
Cette dernière question explique la récupération automatique, dans zLawyer, des changements de statut transmis par Pennylane après le dépôt. Vous pouvez ainsi suivre l’avancement depuis zLawyer.
Quand utiliser cette aide ?
Consultez la FAQ avant un premier dépôt, lorsqu’une facture ne s’affiche pas dans la liste, ou pour comprendre un rejet, un refus ou un litige. Elle rassemble les explications nécessaires pour mieux utiliser les fonctionnalités de facturation électronique.