La fonctionnalité Contacts > Liste postulants centralise les contacts enregistrés dans la catégorie « Postulants ». Vous y retrouvez les postulants ajoutés depuis vos dossiers, ainsi que ceux créés directement depuis cette interface.
Cette liste permet de retrouver rapidement un interlocuteur, de consulter ses informations et ses dossiers, et de maintenir un répertoire cohérent pour l’ensemble du cabinet.
Accéder à la liste des postulants
Dans le menu principal, ouvrez Contacts, puis cliquez sur Liste Postulants.
Le tableau présente notamment le groupe, la raison sociale, la civilité, le prénom, le nom et le nombre de dossiers associés au contact. Le champ de recherche et les filtres des colonnes facilitent la recherche d’un postulant. Le bouton Exporter permet d’exporter la liste.
La case Afficher les contacts des dossiers actifs uniquement restreint l’affichage aux contacts liés à des dossiers actifs. Décochez-la pour consulter également les autres postulants enregistrés.
Ajouter un postulant depuis un dossier ou depuis la liste
Vous pouvez ajouter un postulant lors de la gestion des contacts d’un dossier. Dès lors que ce contact est enregistré dans la catégorie « Postulants », il est accessible dans cette liste, sous réserve du filtre sur les dossiers actifs.
Pour le créer directement depuis la liste :
- Cliquez sur Nouveau.
- Choisissez le type de contact proposé et recherchez la société ou le nom concerné.
- Vérifiez si le contact existe déjà pour éviter de créer un doublon. La fenêtre indique qu’une recherche sans nom permet d’obtenir la liste des contacts existants.
- Complétez les informations de la fiche, puis cliquez sur Enregistrer.
La fiche comporte plusieurs onglets : Société, Contact, Média, Qualificatifs et Champs personnalisés. Ils permettent de renseigner les informations utiles au cabinet.
Renseigner les données d’une société
Si le postulant exerce au sein d’une société, renseignez notamment sa raison sociale et ses identifiants : numéro de TVA, numéro de RCS et SIRET ou SIREN.
Le bouton Rechercher dans le répertoire national permet de rechercher l’entreprise afin de fiabiliser les données saisies. Dans le cadre de la préparation à la facturation électronique, privilégiez cette recherche ou la validation des données sur la base AFNOR lorsque cette option est proposée dans votre parcours.
Cette démarche n’est pas obligatoire pour créer le contact dans zLawyer. Elle contribue toutefois à la qualité des informations utilisées pour la facturation. La fiche propose également une Vérification statut PA et un champ Adresse électronique pour les informations liées à la facturation électronique.
Compléter les champs personnalisés
Les champs personnalisés permettent d’ajouter des informations adaptées à l’organisation du cabinet, en complément des données standard.
Leur paramétrage est accessible depuis Contacts > Champs personnalisés. Les champs configurés se retrouvent ensuite dans l’onglet Champs personnalisés de la fiche du postulant, où vous pouvez renseigner leurs valeurs.
Vous pouvez, par exemple, prévoir une information interne de suivi ou une indication concernant les communications du cabinet. La capture ci-dessous présente un champ « Newsletter » configuré dans l’environnement de démonstration.
Consulter les informations CRM
Le menu … situé à droite de la ligne du contact donne accès à l’action Infos CRM. CRM signifie « gestion de la relation avec les contacts » : cette vue rassemble les informations utiles pour comprendre et suivre la relation du cabinet avec le postulant.
Vous pouvez notamment y consulter :
- Le groupe du contact, pour situer son rattachement dans votre répertoire.
- Les associés référents, pour identifier les interlocuteurs du cabinet chargés de cette relation.
- Les domaines de pratique, pour qualifier la relation selon les activités du cabinet.
- Les dossiers, dans un onglet dédié présentant notamment leur numéro, leur nom, leur nature et leur date de création.
- L’historique de facturation, ainsi que les indicateurs de factures en dépassement de délai et de délai moyen de paiement constaté, lorsque des données de facturation sont associées au contact.
La fiche CRM propose également les boutons Modifier contact et Associer à un groupe.
Visualiser les dossiers, changer de catégorie et synchroniser avec Office
Depuis le menu … de la ligne, plusieurs actions permettent de gérer le contact :
- Dossier(s) du contact : consulter les dossiers auxquels le postulant est associé.
- Changer catégorie : adapter son classement lorsque sa catégorie doit évoluer.
- Synchroniser (Office) : lancer la synchronisation du contact avec Office, selon la connexion Microsoft et les droits configurés pour votre compte.
- Modifier : mettre à jour les informations de la fiche.
Ces actions facilitent la mise à jour du répertoire et l’accès aux informations utiles depuis une seule interface.
Associer un postulant à un groupe
Les groupes permettent de réunir plusieurs contacts sous un même rattachement, par exemple plusieurs interlocuteurs d’une même structure.
Pour associer un postulant à un groupe, ouvrez sa fiche Infos CRM, puis cliquez sur Associer à un groupe. Sélectionnez le groupe souhaité dans la fenêtre Choix du groupe et validez. Le bouton Nouveau permet de créer un groupe si nécessaire.
Cette action est également proposée dans la liste après sélection d’un contact. Le champ Groupe est présent dans l’onglet Société de la fiche.
Fusionner les contacts en doublon
Si plusieurs fiches correspondent au même interlocuteur, la fonctionnalité Fusionner contacts permet de traiter les doublons et de conserver un répertoire plus cohérent.
Sélectionnez les deux contacts concernés à l’aide des cases du tableau, puis utilisez l’action Fusionner contacts lorsqu’elle est proposée. Suivez les indications de la fenêtre de fusion et vérifiez les contacts concernés ainsi que les informations à conserver avant de confirmer.
La fusion concerne des fiches représentant le même contact. L’association à un groupe répond à un autre besoin : elle rassemble des contacts distincts sous un rattachement commun.
Les bons réflexes pour tenir votre liste à jour
- Recherchez un contact existant avant de créer une nouvelle fiche.
- Renseignez les coordonnées et les identifiants de société avec soin.
- Utilisez les champs personnalisés pour les informations propres à votre cabinet.
- Consultez la fiche CRM pour retrouver les référents et les dossiers associés.
- Associez les contacts à un groupe lorsque cela facilite votre organisation.
- Traitez les doublons avec la fonction de fusion après vérification.
Avec la Liste postulants, vous disposez ainsi d’un point d’accès central pour retrouver vos postulants, enrichir leurs fiches et suivre leurs liens avec les dossiers du cabinet.